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La regla de prorrata se aplica cuando el sujeto pasivo efectúa conjuntamente operaciones con y sin derecho a deducción. Por ejemplo, un profesional o empresario que realiza dos actividades: un psicólogo que realiza en su consulta terapias (exentas) y a su vez trabaja de manera externa en la selección de personal para una empresa (no exenta); un empresario inmobiliario que se dedica al alquiler de viviendas (exenta) y de locales (no exenta).

Hay que tener en cuenta si la actividad económica se realiza mediante actividades englobadas en sectores diferenciados y el tipo de prorrata a aplicar (general o especial). Cada sector diferenciado aplica una prorrata diferente, y en el caso de un gasto en un bien o servicio que afecta a diferentes sectores diferenciados, habrá que calcular una nueva prorrata que englobe a los diferentes sectores diferenciados implicados.

Cálculo de prorrata general y prorrata especial

La regla de prorrata tendrá dos modalidades de aplicación: especial y general.

La regla de prorrata especial será aplicable en los siguientes supuestos:

Cuando los sujetos pasivos opten por la aplicación de dicha regla en los plazos y forma que se determinen reglamentariamente.
En caso de aplicar la prorrata general, si el montante total de las cuotas deducibles en un año natural excede en 10% a la cantidad que podría deducir aplicando la prorrata especial, obligatoriamente se debe aplicar la prorrata especial.

En el caso de tener actividad en más de un sector diferenciado, se debe aplicar la regla de prorrata a cada sector diferenciado de manera independiente. En caso de que sea un gasto que sea imputable a distintos sectores diferenciados, debe aplicarse una prorrata específica para los sectores implicados.

Cálculo de la prorrata especial

El porcentaje de deducción, al igual que en la prorrata general, se determinará multiplicando por cien el resultante de una fracción en la que figuren:

En el numerador, el importe total, determinado para cada año natural, de las entregas de bienes y prestaciones de servicios que originen el derecho a la deducción, realizadas por el sujeto pasivo en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional o, en su caso, en el sector diferenciado que corresponda.
En el denominador, el importe total, determinado para el mismo período de tiempo, de las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas por el sujeto pasivo en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional o, en su caso, en el sector diferenciado que corresponda, incluidas aquellas que no originen el derecho a deducir.

El porcentaje de deducción en la prorrata especial, a diferencia de la prorrata general, se aplicará solamente a aquellas gastos en bienes o servicios utilizados para diversas actividades (con derecho y sin derecho a deducción); las operaciones con derecho a deducción total se deducirán al 100%, mientras que las exentas, sin derecho a deducción serán al 0%.

Ejemplo: empresario o profesional que realiza dos actividades: una con derecho a deducción del 100% y otra sin derecho a deducción.

Actividad 1 (con derecho a deducción): 40.000
Actividad 2 (sin derecho a deducción): 20.000

Prorrata: [40.000/(40.000+20.000)]x100=66,66 (se redondea siempre al número entero siguiente, 67%).
Los gastos de este empresario o profesional (con un IVA siempre del 21%) se desglosan de la siguiente manera:

Actividad 1 (con derecho a deducción): 20.000 (con IVA 24.200); por tanto, derecho a deducir la totalidad del IVA imputado, 4.200.
Actividad 2 (sin derecho a deducción): 10.000 (con IVA 12.100); sin derecho a deducción de IVA.
Gastos comunes a ambas actividades (que aplican prorrata): 5.000 (con IVA 6.050); derecho a deducir el 67% del IVA imputado, 703,5 (1.050x67%=703.5).

En total, se deduce 4.903,5 (4.200+703.5).

Cálculo de la prorrata general

El porcentaje de deducción, al igual que en la prorrata especial, se determinará multiplicando por cien el resultante de una fracción en la que figuren:

En el numerador, el importe total, determinado para cada año natural, de las entregas de bienes y prestaciones de servicios que originen el derecho a la deducción, realizadas por el sujeto pasivo en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional o, en su caso, en el sector diferenciado que corresponda.
En el denominador, el importe total, determinado para el mismo período de tiempo, de las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas por el sujeto pasivo en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional o, en su caso, en el sector diferenciado que corresponda, incluidas aquellas que no originen el derecho a deducir.

El porcentaje de deducción en la prorrata general, a diferencia de la prorrata especial, se aplicará a todas las operaciones, independientemente de que tengan derecho o no a deducción.

Ejemplo: empresario o profesional que realiza dos actividades: una con derecho a deducción del 100% y otra sin derecho a deducción.

Actividad 1 (con derecho a deducción): 40.000
Actividad 2 (sin derecho a deducción): 20.000

Actividad 1 (con derecho a deducción): 20.000 (con IVA 24.200); se aplica prorrata sobre la totalidad del IVA imputado, 2.814 (4.200x67%=2.814)
Actividad 2 (sin derecho a deducción): 10.000 (con IVA 12.100); se aplica prorrata sobre la totalidad del IVA imputado, 1.407 (2.100x67%=1.407)
Gastos comunes a ambas actividades 5.000 (con IVA 6.050); se aplica prorrata sobre la totalidad del IVA imputado, 703,5 (1.050x67%=703,5)

En total, se deduce 4.924,5 (2.814+1.407+703.5). En caso de estar en prorrata especial deduciría menos, 4903,5; no obstante al no superar en más del 10% a la prorrata especial, puede aplicarse la prorrata general. Para estar obligado a aplicar la prorrata especial, debería superar 5.393,85 (4.903,5x110%).

Registro de la prorrata en el LROE

Al anotarse las facturas recibidas en el Capítulo de gastos y facturas recibidas (140) / Capítulo de facturas recibidas (240), el campo “Cuota IVA deducible” se deberá rellenar aplicando la prorrata provisional, sin perjuicio de que deban tenerse otras circunstancias que afecten al cálculo de la cuota deducible del IVA soportado. En ningún caso se deben modificar las anotaciones en el LROE una vez se sabe cuál es la prorrata definitiva.

La información sobre el porcentaje de prorrata aplicable se ofrecerá en el modelo de autoliquidación de IVA correspondiente. En el modelo 390 de IVA habrá que hacer los ajustes necesarios, pero cada una de las facturas recibidas del LROE de ese año se quedarán con la prorrata provisional, sin que haya que modificarlas a final de año cuando se sepa la prorrata definitiva. Por tanto, el ajuste se hace en la declaración de IVA del 390, pero no en las anotaciones realizadas durante el año.

LROE: Prorrata especial y prorrata general ¿Cuándo se aplica la regla de prorrata especial o prorrata general?

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